Durchführung und Abrechnung eines geförderten Projektes

Ist der Antrag geglückt und die Finanzierung steht? Wunderbar! Doch auch nun sind einige Punkte zu beachten, um einen problemlosen Ablauf des Projektes, die Abrechnung der Gelder und zufriedene Fördermittelgeber zu gewährleisten.

Die Projektdurchführung

Erster Punkt sollte das Herrunterladen aller wichtigen Dokumente der Fördergeber zu den Abläufen den "do´s and dont’s" der Förderung und das eingängige Studieren dieser Unterlagen sein, bevor man jegliche Ausgaben tätigt.

Bei öffentlichen Förderungen gibt es einen
[Mehr: Klick auf den Begriff]
Zuwendungsbescheid
, der genau festlegt, wie und wann die Gelder an den Antragsteller fließen, wie und wann sie ausgegeben werden dürfen und was dabei zu beachten ist (z.B. das Einholen mehrerer Vergleichsangebote ab einem bestimmten Betrag usw.).

Weitere Schritte sind:

  • Eröffnung eines Kontos zum Abrufen der Gelder.
  • Aufsetzen von passenden Verträgen mit den beteiligten Projektmitarbeitern, Kooperationspartnern etc. (zB. auf Mindesthonorare/-lohn achten)
  • Abstimmung der Zahlungsmodi mit den Kooperationspartnern und den Mitarbeitern
  • Berichtigung des Finanzplanes, wenn nötig, in Abstimmung mit den Geldgebern
  • Suche von Arbeitsräumen und Mitarbeitern, wenn noch nicht vorhanden.
  • Feinabstimmung mit Veranstaltungsräumen/ Partnern für die Veranstaltung.
  • Konkretisierung eines Zeitplanes, Disposition der Beteiligten, Aufstellung eines Zeitplanes für die Vorbereitung und die Projektdurchführung.
  • Abstimmung, wer wann Ausgaben tätigen darf und in welcher Höhe. Dies  muss sehr genau festgelegt werden, die Projektleitung muss zu jedem Zeitpunkt die Übersicht über die Ausgaben haben und alle Belege müssen zentral bei einer verantwortlichen Person (meist Projektleitung)  zusammenlaufen.
  • Die Bestimmungen zurNennung der Geldgeber (Logos auf Drucksachen etc.) sind genauestens einzuhalten.

Wir empfehlen, bei allen Unsicherheiten - sei es zu Finanzfragen, Zeitplänen, Projektstatus usw. - rechtzeitig das Gespräch mit den Fördergebern zu suchen, um Fehler und Konflikte zu vermeiden.

Abrechnung und Dokumentation

Zum Ende eines Projektes sollte eine umfassende Dokumentation des Geschehenen erstellt werden, sowohl für die Geldgeber (ggf. Vorgaben beachten!), als auch für einen selbst, da man eine Menge mitnimmt für zukünftige Projekte.

Wichtig ist dabei natürlich der Verwendungsnachweis, also die finale Abrechnung der Gelder mit dem/den Fördergeber(n). Dieser beinhaltet das finale Budget mit Einnahmen und Ausgaben inkl. aller Belege, einen schriftlichen Beschreibt den Verlauf und den Erfolg eines Projekts
[Mehr: Klick auf den Begriff]
Sachbericht
über den Ablauf, die Höhen und Tiefen des Projektes (speziell auf Budgetveränderungen, muss an dieser Stelle eingegangen werden) und die Dokumentation des Projektes mit Hilfe von Programmheften, Flyern, Plakaten und Presseberichten.

Zudem sollte eine zahlenmäßige Aufstellung dazu gehören (soweit für das Projekt sinnvoll), über die Anzahl der Veranstaltungen, Anzahl der Besucher usw. Diese können auch zur Messung des Erfolgs genutzt werden.

Newsletter

Abonnieren Sie den Newsletter des Kulturförderpunkts Berlin!

Brauchen Sie eine persönliche Beratung für Ihr Projekt?

Schicken Sie uns Ihr Konzept vorab und vereinbaren Sie einen Termin!
Email: beratung(at)kulturfoerderpunkt-berlin.de